Nejčastější chyby při objednávání cateringu pro firmu

Organizace firemní akce, porady nebo celodenního školení vyžaduje mnoho příprav. Catering bývá často vnímán jako „detail“, který se vyřeší na poslední chvíli. Právě zde však firmy dělají nejvíce chyb. Nevhodně zvolený catering může ovlivnit atmosféru celé akce, spokojenost účastníků i celkový dojem z organizace.

Podívejme se na nejčastější chyby při objednávání cateringu a na to, jak se jim vyhnout.

1. Pozdní objednávka

Jednou z nejčastějších chyb je řešení cateringu na poslední chvíli. Firmy často předpokládají, že objednávku lze vyřídit během několika dnů, býváme zejména v sezóně obsazeni týdny dopředu.

Jak se tomu vyhnout?

• Menší akce plánujte alespoň 7-14 dní předem.
• Větší eventy rezervujte ideálně měsíc nebo více dopředu.
• Jakmile máte termín akce potvrzený, začněte řešit catering.

2. Špatný odhad počtu hostů

Objednat občerstvení pro příliš málo lidí je nepříjemné. Ještě horší je však výrazně přecenit počet účastníků a zbytečně vyhodit část rozpočtu.

Jak se tomu vyhnout?

• Potvrďte účast co nejdříve.
• Sdělte nám předpokládaný počet hostů a případnou rezervu.
• Aktualizujte počty několik dní před akcí.

Dokážeme poradit s optimálním množstvím jídla podle typu události.

3. Ignorování dietních omezení

Vegetariáni, vegani, lidé s intolerancí na lepek nebo laktózu už dávno nejsou výjimkou. Přesto mnoho organizátorů na jejich potřeby zapomíná.

Jak se tomu vyhnout?

Při registraci nebo potvrzení účasti se zeptejte na:

• vegetariánské preference,
• veganskou stravu,
• bezlepkovou dietu,
• alergie a intolerance.

Hosté ocení, že jste na ně mysleli, a vyhnete se nepříjemným situacím.

4. Výběr cateringu pouze podle ceny

Nejnižší cena nemusí znamenat nejlepší volbu. Kromě samotného jídla je důležitá také kvalita surovin, spolehlivost dodání, servis a prezentace.

Jak se tomu vyhnout?

Při výběru zvažujte:

• reference klientů,
• zkušenosti s firemními akcemi,
• kvalitu komunikace,
• flexibilitu dodavatele,
• možnosti přizpůsobení nabídky.

Catering je součástí reprezentace firmy. Hosté si často zapamatují právě občerstvení.

5. Nevhodný výběr menu

Ne každá akce vyžaduje stejné občerstvení. Co funguje na networkingovém večeru, nemusí být vhodné na odbornou konferenci nebo ranní workshop.

Jak se tomu vyhnout?

Přizpůsobte menu charakteru akce:

Ranní meetingy

• snídaňové boxy,
• pečivo,
• ovoce,
• kvalitní káva.

Celodenní školení

• lehké obědy,
• zdravé snacky,
• průběžné doplňování nápojů.

Networkingové akce

• finger food,
• kanapky,
• menší porce umožňující snadnou konzumaci během konverzace.

Správně zvolené menu podpoří energii účastníků a celkový průběh akce.

6. Podcenění nápojového servisu

Mnoho firem se soustředí na jídlo a zapomíná na dostatečný výběr nápojů.

Přitom právě hydratace výrazně ovlivňuje koncentraci a komfort účastníků.

Jak se tomu vyhnout?

Zajistěte:

• vodu po celou dobu akce,
• kávu a čaj,
• nealkoholické nápoje,
• případně domácí limonády nebo fresh džusy.

7. Chybějící plán pro změny na poslední chvíli

Počet hostů se může změnit, program se může protáhnout nebo se objeví nové požadavky.

Jak se tomu vyhnout?

Vyberte si partnera, který:

• umí flexibilně reagovat,
• zvládne změny v objednávce,
• komunikuje rychle a transparentně.

Právě flexibilita bývá jedním z hlavních rozdílů mezi průměrným a profesionálním cateringem.

Závěr

Úspěšný catering není jen o dobrém jídle. Klíčem je správné plánování, komunikace a výběr zkušeného partnera. Pokud se vyhnete nejčastějším chybám, zajistíte svým zaměstnancům i hostům příjemný zážitek a vaše akce proběhne bez zbytečných komplikací.

Kvalitní catering dokáže z běžného firemního setkání vytvořit událost, na kterou budou účastníci ještě dlouho vzpomínat.