Plánujete venkovní akci? Těchto 5 věcí nepodceňte

Čeká vás venkovní akce? Nezapomeňte na mokrou variantu.

Bylo krásné červnové ráno. Obloha modrá, slunce svítilo, stoly byly prostřeny a hosté se začínali scházet.

A pak přišel déšť!

Ne poprašek, který za chvíli přejde. Pořádný letní liják, který změnil naše plány během deseti minut. Stoly mokré, jídlo v ohrožení, hosté hledají úkryt a my jsme řešili věci, které měly být vyřešené dávno před akcí.

Přesně tato zkušenost a několik dalších kuriozit, které jsme s letními akcemi zažili nás přivedla k napsání tohoto článku.

Protože venkovní akce jsou nádherné. Ale jen tehdy, když jsou dobře připravené na všechno, co přijít může.

Co vyřešit ještě před tím, než přijdou hosté

1. Když začne pršet a kam se schováme?

Tohle je otázka číslo jedna, na kterou zapomíná překvapivě mnoho organizátorů.

Ještě před akcí si jasně odpovězte: máme záložní interiér, kam se přesuneme nebo počítáme se stany? Pokud stany a kdo je zajistí, kdo je postaví a kdo je v případě potřeby v průběhu akce přemístí?

Nestačí říct "nějak to vyřešíme". Déšť nepočká na to, až se domluvíte.

Tip: Vždy mějte jasně určeného člověka, který v případě změny počasí řídí přesun. Jeden rozhoduje, ostatní reagují. Chaos nastane tehdy, kdy rozhoduje každý.

2. Elektřina uprostřed přírody, a kdo se o to postará?

Pokud plánujete akci mimo město, v parku, zahradě nebo na louce a počítáte s elektrickými spotřebiči, je potřeba si předem ujasnit jednu věc... kdo zajistí přívod elektřiny?

Máte přístup k zásuvce nebo potřebujete agregát? Kdo ho přiveze, kdo ho obsluhuje a kdo nese odpovědnost, pokud přestane fungovat uprostřed grilování?

Tohle je věc, kterou je nutné vyřešit s předstihem... ne na místě, ne za chodu a rozhodně ne v momentě, kdy už jsou hosté na cestě.

U nás platí jednoduché pravidlo: pojďme si stanovit, kdo co bude mít na starosti a kdo je za co zodpovědný. 

3. Na koho se obrátit po příjezdu a koho naopak nerušit?

Tohle se zdá jako detail, ale v praxi to může rozhodnout o tom, jestli akce začne hladce nebo v chaosu.

Jasně určete kontaktní osobu pro catering i pro hosty. Ideálně někoho, kdo není zároveň moderátorem programu, odpovědným za prezentaci nebo, a to se stává, právě uprostřed důležitého online meetingu ve chvíli, kdy přijíždí auto s jídlem.

Jméno, telefon, a jasná dohoda: tato osoba je k dispozici od příjezdu cateringu, ostatní mohou fungovat bez přerušení.

4. Přístup k vodě, malý detail s velkým dopadem

Pokud pracujeme s omezeným množstvím nádobí nebo plánujeme průběžnou rotaci talířů, přístup k vodě je klíčový.

Kde je nejbližší vodovodní kohout? Máme k dispozici místo na mytí nádobí? Nebo počítáme s jednorázovým nádobím?

Každý z těchto scénářů je v pořádku, ale je potřeba o tom vědět předem, ne zjistit to na místě po příjezdu.

5. Bezpečnostní informace pro všechny, kdo jsou s vámi po celý den

Tohle je bod, na který se při plánování zapomíná nejčastěji a přitom může být nejdůležitější.

Pokud u vaší akce hrozí jakékoliv specifické riziko, alergen v prostoru, omezený přístup pro záchrannou službu, bezpečnostní pravidla areálu, je dobré o tom informovat své zaměstnance, ale i catering.

Jsme s vámi po celý den. Jsme součástí vaší akce. A pokud se něco stane, chceme vědět, jak reagovat.

Proč o tom mluvíme?

Protože jsme si tím sami prošli.

Déšť, který přišel bez varování. Výpadek elektřiny, který nikdo nečekal. Kontaktní osoba nedostupná v klíčový moment. Voda daleko, nádobí málo.

Každá z těchto situací nás něco naučila. A všechny se daly vyřešit nebo zmírnit jednou jednoduchou věcí: domluvit to předem.

Venkovní akce mají kouzelnou atmosféru, kterou žádný interiér nenahradí. Chceme, aby si ji hosté užili, ne aby řešili to, co mělo být vyřešené dávno.

Víme, že pro laika to může být zahlcujicí, proto pokud plánujete velkou akci, rádi Vám s tím pomůžeme. Napište nám. Projdeme to spolu ještě před tím, než přijde déšť.